Как навести порядок в делах?

В рубрике «Пятничный EdMarket» — книга Д. Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

EdMarket Lab: как это было?

EdMarket

Регулярные новости из мира EdTech

Регулярно, но без спама: только по делу.

Помните советскую электронную игрушку, где волк метался по игровому полю и пытался поймать все яйца, а они падали все быстрее и быстрее? Возможно, эта метафора отлично описывает ваш обычный рабочий день, когда вы пытаетесь объять необъятное, а срочных задач падает все больше и больше со всех сторон?

Если так, то вам точно не повредит система структурирования дел, которую предлагает Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». 

Собрали для вас несколько лайфхаков из нее. Специально для тех, кто не хочет быть погребенным под списком дел и задач.

Научим успевать все на курсе «Руководитель онлайн-школы»

Как быть продуктивным и организовать выполнение задач максимально эффективно?

Вот путь, по которому предлагает пойти автор книги:

Шаг 1. Организуйте рабочее место

Сделайте так, чтобы все важное для работы было у вас под рукой. Для систематизации задач вам могут понадобиться:

  • блокнот
  • листы чистой бумаги
  • лотки для хранения бумаг
  • самоклеящиеся стикеры
  • папки
  • ручки или карандаши

Все эти предметы должны удобно располагаться на вашем письменном столе, чтобы вы не тратили время на поиск одного или другого.

Шаг 2. «Освободите» голову

Почему нам так сложно сосредоточиться на одной задаче, которой мы заняты в данный момент. Потому что параллельно с ней в нашей оперативной памяти хранится еще множество сообщений. Представьте, что вы пытаетесь написать деловое письмо, а параллельно вспоминаете, что нужно позвонить сотруднику, полить цветы, не забыть вовремя пообедать, вечером неплохо бы сходить в кино, а есть ли билеты на удобный сеанс? Такое положение не продуктивно: вы хотите бежать во все стороны и решать все задачи разом, но не можете двинуться никуда.

Как поступить?

  • вспоминаете все задачи (срочные и не очень, те, что вы отложили неделю назад и те, о которых узнали только сегодня)
  • записываете их все (каждое дело на отдельный листок)
  • не останавливайтесь, когда вам покажется, что вы вспомнили все. Скорее всего, через некоторое время в памяти возникнут задачи, о которых вы забыли. Запишите и их тоже. 

Шаг 3. Распределите задачи

Теперь у вас есть (скорее всего) довольно увесистая стопка дел. Дальше вы берете по одному листку из этой стопки и определяете, что это за задача и как с ней лучше поступить?

  • Задача требует простого действия, которое займет не более 2 минут? Сделайте это прямо сейчас. Откладывая, вы крадете у себя время. 
  • Задача требует нескольких действий, но первый шаг займет не более 2 минут? Сделайте этот шаг, сделайте пометку о его выполнении и следующем шаге и положите листок в папку «Проекты». Здесь вы будете собирать все задачи, которые требуют больше одного действия. Например, вам нужно подготовиться к выступлению на конференции. Первый шаг может быть — согласовать день и время выступления. Сделайте его. 
  • Задача требует вашего вмешательства, но не сейчас? Внесите ее в календарь (лучше пользоваться для этого Google-календарем, но и обычный бумажный тоже подойдет).
  • Задача требует вмешательства другого человека? Делегируйте ее и пометьте в календаре дату, когда вы проконтролируете ее выполнение.
  • Задача не требует вашего вмешательства? Скорее всего, это «мусор», от которого можно с легким сердцем избавиться. Например, это могут быть рекламные сообщения, которые вас не заинтересовали. 

Шаг 4. Сформируйте систему для хранения задач

Автор предлагает использовать для этого лотки для бумаги. Их может быть 3 или больше. В первый вы будете складывать все поступающие задачи. Во второй — проекты, которые требуют периодического возвращения к ним. В третий — срочные задачи, которые нужно решить в течение дня (их можно фиксировать в календаре). Возможно, вам пригодится также лоток «Идеи», где вы будете записывать светлые мысли, которыми пока нет возможности заняться.

Вы также можете отказаться от бумажных носителей и систематизировать задачи в электронном виде. 

Списки задач удобно вести и в блокноте. В этом случае в отдельные папки нужно будет сложить все бумаги, относящиеся к той или иной задаче в вашем списке.

Научим систематизировать задачи на курсе «Руководитель онлайн-школы». 

Шаг 5. Поддерживайте систему в порядке

Как минимум раз в неделю пересматривайте задачи, которые у вас лежат в разных папках и уточняйте их статусы. 

Скорее всего, на систематизацию вы потратите один или два рабочих дня. Однако это того стоит. Если все сделаете правильно, у вас окажется стройная система из нескольких папок и записей блокнота, и вы будете знать, что все под контролем. 

С чего начинать выполнение каждой задачи?

Бывает так, что вы откладываете задачу в сторону потому, что не знаете, как за нее взяться. В результате копится гора невыполненных дел. Чтобы этого не случалось, сделайте следующее:

  • Определите цель. Ответьте себе на вопрос, зачем вам этим заниматься? 
  • Сформулируйте конкретный результат. К какому результату мы стремимся? Что хотим получить в итоге? Чем конкретнее вы будете на этом этапе, тем лучше. 
  • Мозговой штурм. Теперь у вас есть конечная точка и вам нужно выстроить путь до нее. Как лучше всего достигнуть цели? Проведите мозговой штурм сами с собой или с командой, чтобы определить конкретные шаги.
  • Организация. С чего вы начнете движение? Если этот шаг занимает не более 2 минут, сделайте его прямо сейчас.
  • Определите следующие шаги. Что делать дальше? Определите это и поставьте следующий шаг в календарь, чтобы не забыть.

Как определить, какой задачей заняться в первую очередь?

Автор предлагает руководствоваться 4 критериями:

  • Контекст. Где вы находитесь в данный момент и какими ресурсами располагаете? Если вы на работе возле компьютера вряд ли разумно тратить время на обдумывание, какие продукты вы купите вечером в магазине. Контекст требует выполнения рабочих задач. 
  • Запас времени. Каким временем вы располагаете? Если у вас только 15 минут до ближайшей встречи, стоит решить 2-3 быстрых задачи, а не приниматься за глобальную. 
  • Запас энергии. Если вы полны сил, стоит потратить их на решение большого вопроса. Если почти на нуле — займитесь рутиной, которая не требует больших затрат.
  • Приоритетность. Выбирайте более значимые для вас задачи и решайте их в первую очередь.

В книге вы найдете еще много полезных советов для людей, которые хотят грамотно распоряжаться своим временем. Приятного чтения!

Что еще почитать?

Как избавиться от лишней работы?

Как не сгореть на работе: профилактика эмоционального выгорания

Как создать и запустить популярные онлайн-курсы?

Другие статьи