1. Блог
  2. Как работать в Google-документах
01.03.2022
Сервисы
6 мин.

Как работать в Google-документах

Разбираемся с основными функциями. Мануал для новичков.

Почему работать в гугл-документах удобно?

Гугл-документы намного удобнее, чем документы, которые вы создаете в программах на своем компьютере:

  • с одним документом могут работать сразу несколько человек
  • гугл-документ не зависнет внезапно, как программы на компьютере, и все внесенные изменения точно сохранятся
  • вам не надо совершать лишних действий, чтобы поделиться документом – сохранять документ, отправлять его по почте. Вы просто кидаете коллегам ссылку
  • на почту сразу будут приходить оповещения об изменениях в документе. Например, если ваши коллеги внесли в него правки
  • в комментариях можно вести обсуждение конкретных фрагментов текста. Например, быстро обсудить, корректна ли информация, и договориться, а не проводить по этому поводу утомительный созвон. 

Как создать google-документ?

Создать гугл-документ довольно просто. Сначала вам понадобится электронная почта @gmail.com. Скорее всего она у вас уже есть, а значит у вас автоматически есть доступ к гугл-диску, на котором хранятся все ваши документы. Проверить можно, перейдя по ссылке Google Drive: Sign-in.

Когда вы зайдете в пространство своего диска, то слева увидите панель инструментов.

Если нажать на кнопку Создать, то появится список всего, что вы можете сделать с гугл-диском.

Наведите курсор на строку  Google Документы, и система предложит вам создать пустой документ или выбрать подходящий шаблон. Выберите подходящий вариант.

Как работать в гугл-документах?

Основные команды, которые нужны для работы с текстом, находятся сразу на Панели инструментов.

В левой части можно изменить название документа, место его хранения на диске, время последнего изменения.

В правой части находятся кнопки для просмотра комментариев к документу, информация о запланированных видеоконференциях и кнопка для настройки доступа к документу.

Нажав на кнопку «Настройки Доступа», вы попадете в поле, где можно добавить конкретных людей, которые будут иметь доступ к вашему документу. 

В строке Добавьте пользователей или групп можно указать электронные адреса людей, и они смогут вносить изменения в ваш документ. 

Вторая часть – Скопируйте ссылку – позволит вам делиться документом с любым человеком. Достаточно нажать Копировать ссылку  и вы можете предоставить ее любому человеку.

Чтобы управлять уровнем доступа к документу, необходимо нажать Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка

При этом вы можете выбрать уровень доступа и разрешить: только просматривать документ (Читатель), вносить комментарии (Комментатор), вносить изменения в текст (Редактор). 

Ниже на панеле инструментов находится блок самых распространенных команд: 

  • Команды работы с документом: отмена и возврат изменений, печать, проверка орфографии, копирование стиля форматирования, масштаб
  • Команды работы с внешним видом текста:  уровень текста (обычный, заголовок), шрифт, размер шрифта, стиль начертания (полужирный, курсив, подчеркивание), цвет текста, цвет фона текста.
  • Команды добавления элементов: ссылка, комментарий, изображение.
  • Команды распределения текста на странице: выравнивание по левому краю, центру, правому краю или по ширине, настройка интервалов и пробелов, команда создания чек-листа, маркированного и нумерованного списков, уменьшения и увеличения отступов.

Зачеркнутая буква Т очистит форматирование текста (текст сначала нужно выделить). Последняя команда на панеле инструментов позволяет менять режим ввода текста (можно добавить виртуальную клавиатуру и выбирать мышкой клавиши на ней).

Остальные инструменты распределены по вкладкам. 

Основные вкладки в гугл-документах

Вкладка «Файл»

Основные функции, которые вы найдете в этой вкладке:

 

  • Создать копию. Вы можете создать копию документа со всеми настройками или комментариями или без них. 

 

  • Скачать. Если навести курсор на этот пункт, то откроется список форматов для сохранения. Можно сохранить файл в формате pdf или Word.
  • Электронная почта. Здесь можно сразу отправить документ коллегам
  • Офлайн-доступ  позволяет редактировать документ, даже если у вас нет Интернета.

Вкладка «Правка»

Здесь  не так много инструментов, и все они связаны с редактированием текста. Обратите внимание, что редактировать можно, нажав на поле в меню. А можно воспользоваться сочетанием клавиш. Например, чтобы отменить последнее действие, можно нажать клавиши Ctrl и Z одновременно. Иногда это быстрее, чем каждый раз заходить в меню. 

Вкладка «Вид»

Здесь команды для настройки внешнего вида окна, в котором вы работаете с документом

Пункт «Режим» нужен, чтобы переключаться между режимами редактирования, комментирования или просмотра документа. Также эту функцию можно найти в правой части панели инструментов. 

В режиме «Редактировать» вы можете вносить правки в текст документа

В режиме «Советовать» – оставлять правки, которые будут графически выделены. Владелец документа сможет согласиться с вашими правками или отклонить их. 

Будьте внимательны со строчкой Перейти в полноэкранный режим. Если нажать на нее, то внешний вид окна сильно изменится – пропадает панель инструментов. Чтобы вернуть ее на место, нужно нажать на странице документа правой кнопкой мыши и выбрать первую строчку Выйти из полноэкранного режима.

Вкладка «Вставка»

С помощью инструментов, собранных здесь, вы можете вставить в документ изображение или таблицу, добавить рисунок или сноску. 

Вкладка «Формат»

Здесь инструменты, которые нужны, чтобы настроить внешний вид документа.  Обратите внимание на пункт «Очистить форматирование». С его помощью можно убрать из текста выделения цветом, разные шрифты и другие элементы. 

Вкладка «Инструменты»

Вкладка содержит несколько полезных команд: 

  • Грамматика и орфография (но вообще эта проверка выполняется автоматически, пока вы набираете текст). 
  • Статистика  поможет подсчитать, сколько знаков с пробелами и без пробелов в вашем документе
  • Расширенный поиск  помогает найти источники, которые писали на ту же тему, что и вы
  • Связанные объекты будет содержать диаграммы, таблицы и все, что вы добавляли через вкладку «Вставка».
  • Голосовой ввод переводит вашу речь в текст (для того, чтобы функция работала, нужно разрешить доступ к микрофону во всплывающем окне).
  • Настройки – здесь можно настроить популярные автоматические замены (добавить свои, отменить установленные по умолчанию).

Настройки специальных возможностей помогают работать с документами людям, имеющим проблемы со зрением.

Вкладка «Дополнения»

Здесь можно установить дополнительные инструменты для работы: редактор математических формул, редактор кода, инструменты для художественного оформления текста.

Вкладка «Справка»  

Функция может пригодиться, если вы не знаете, куда нажать, чтобы добавить что-то в документ, или заметили ошибку в работе приложения и хотите сообщить об этом.

Как вернуться к прежней версии документа?

Еще одно преимущество гугл-документа перед обычным документом на компьютере – возможность вернуться к прежней версии документа. Откройте меню Файл, в нем есть строчка История версий

Здесь вы можете указать название текущей версии документа и посмотреть всю историю изменений по датам. При этом все изменения будут выделены цветом. Согласитесь, что это намного удобней, чем хранить несколько версий документа на компьютере.

Как работать с изображениями?

Вы добавили изображение, но хотите изменить его размеры. Как это сделать?

Нажмите на изображение и появится дополнительная панель работы с изображениями

По порядку здесь находятся команды создания границ или рамки изображения: цвет, толщина и стиль границы. Следующая команда нужна, если вы хотите обрезать часть изображения. 

Команда Параметры изображений открывает боковую панель, с помощью которой можно изменить размер и наклон изображения, положение изображения в тексте,

цветовую  схему, яркость и контрастность изображения

Надеюсь, что вы оцените все преимущества гугл-документов, и они упростят вашу работу. 

Поделиться

Хотите попробовать учиться в EdMarket?

Тест-драйв — это возможность бесплатно получить доступ к нескольким урокам из платных курсов EdMarket. Так вы сможете принять решение о том, подходит ли вам этот курс и нравится ли профессия.

К началу