Почему работать в гугл-документах удобно?
Гугл-документы намного удобнее, чем документы, которые вы создаете в программах на своем компьютере:
- с одним документом могут работать сразу несколько человек
- гугл-документ не зависнет внезапно, как программы на компьютере, и все внесенные изменения точно сохранятся
- вам не надо совершать лишних действий, чтобы поделиться документом – сохранять документ, отправлять его по почте. Вы просто кидаете коллегам ссылку
- на почту сразу будут приходить оповещения об изменениях в документе. Например, если ваши коллеги внесли в него правки
- в комментариях можно вести обсуждение конкретных фрагментов текста. Например, быстро обсудить, корректна ли информация, и договориться, а не проводить по этому поводу утомительный созвон.
Как создать google-документ?
Создать гугл-документ довольно просто. Сначала вам понадобится электронная почта @gmail.com. Скорее всего она у вас уже есть, а значит у вас автоматически есть доступ к гугл-диску, на котором хранятся все ваши документы. Проверить можно, перейдя по ссылке Google Drive: Sign-in.
Когда вы зайдете в пространство своего диска, то слева увидите панель инструментов.
Если нажать на кнопку Создать, то появится список всего, что вы можете сделать с гугл-диском.
Наведите курсор на строку Google Документы, и система предложит вам создать пустой документ или выбрать подходящий шаблон. Выберите подходящий вариант.
Как работать в гугл-документах?
Основные команды, которые нужны для работы с текстом, находятся сразу на Панели инструментов.
В левой части можно изменить название документа, место его хранения на диске, время последнего изменения.
В правой части находятся кнопки для просмотра комментариев к документу, информация о запланированных видеоконференциях и кнопка для настройки доступа к документу.
Нажав на кнопку «Настройки Доступа», вы попадете в поле, где можно добавить конкретных людей, которые будут иметь доступ к вашему документу.
В строке Добавьте пользователей или групп можно указать электронные адреса людей, и они смогут вносить изменения в ваш документ.
Вторая часть – Скопируйте ссылку – позволит вам делиться документом с любым человеком. Достаточно нажать Копировать ссылку и вы можете предоставить ее любому человеку.
Чтобы управлять уровнем доступа к документу, необходимо нажать Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка
При этом вы можете выбрать уровень доступа и разрешить: только просматривать документ (Читатель), вносить комментарии (Комментатор), вносить изменения в текст (Редактор).
Ниже на панеле инструментов находится блок самых распространенных команд:
- Команды работы с документом: отмена и возврат изменений, печать, проверка орфографии, копирование стиля форматирования, масштаб
- Команды работы с внешним видом текста: уровень текста (обычный, заголовок), шрифт, размер шрифта, стиль начертания (полужирный, курсив, подчеркивание), цвет текста, цвет фона текста.
- Команды добавления элементов: ссылка, комментарий, изображение.
- Команды распределения текста на странице: выравнивание по левому краю, центру, правому краю или по ширине, настройка интервалов и пробелов, команда создания чек-листа, маркированного и нумерованного списков, уменьшения и увеличения отступов.
Зачеркнутая буква Т очистит форматирование текста (текст сначала нужно выделить). Последняя команда на панеле инструментов позволяет менять режим ввода текста (можно добавить виртуальную клавиатуру и выбирать мышкой клавиши на ней).
Остальные инструменты распределены по вкладкам.
Основные вкладки в гугл-документах
Вкладка «Файл»
Основные функции, которые вы найдете в этой вкладке:
- Создать копию. Вы можете создать копию документа со всеми настройками или комментариями или без них.
- Скачать. Если навести курсор на этот пункт, то откроется список форматов для сохранения. Можно сохранить файл в формате pdf или Word.
- Электронная почта. Здесь можно сразу отправить документ коллегам
- Офлайн-доступ позволяет редактировать документ, даже если у вас нет Интернета.
Вкладка «Правка»
Здесь не так много инструментов, и все они связаны с редактированием текста. Обратите внимание, что редактировать можно, нажав на поле в меню. А можно воспользоваться сочетанием клавиш. Например, чтобы отменить последнее действие, можно нажать клавиши Ctrl и Z одновременно. Иногда это быстрее, чем каждый раз заходить в меню.
Вкладка «Вид»
Здесь команды для настройки внешнего вида окна, в котором вы работаете с документом
Пункт «Режим» нужен, чтобы переключаться между режимами редактирования, комментирования или просмотра документа. Также эту функцию можно найти в правой части панели инструментов.
В режиме «Редактировать» вы можете вносить правки в текст документа
В режиме «Советовать» – оставлять правки, которые будут графически выделены. Владелец документа сможет согласиться с вашими правками или отклонить их.
Будьте внимательны со строчкой Перейти в полноэкранный режим. Если нажать на нее, то внешний вид окна сильно изменится – пропадает панель инструментов. Чтобы вернуть ее на место, нужно нажать на странице документа правой кнопкой мыши и выбрать первую строчку Выйти из полноэкранного режима.
Вкладка «Вставка»
С помощью инструментов, собранных здесь, вы можете вставить в документ изображение или таблицу, добавить рисунок или сноску.
Вкладка «Формат»
Здесь инструменты, которые нужны, чтобы настроить внешний вид документа. Обратите внимание на пункт «Очистить форматирование». С его помощью можно убрать из текста выделения цветом, разные шрифты и другие элементы.
Вкладка «Инструменты»
Вкладка содержит несколько полезных команд:
- Грамматика и орфография (но вообще эта проверка выполняется автоматически, пока вы набираете текст).
- Статистика поможет подсчитать, сколько знаков с пробелами и без пробелов в вашем документе
- Расширенный поиск помогает найти источники, которые писали на ту же тему, что и вы
- Связанные объекты будет содержать диаграммы, таблицы и все, что вы добавляли через вкладку «Вставка».
- Голосовой ввод переводит вашу речь в текст (для того, чтобы функция работала, нужно разрешить доступ к микрофону во всплывающем окне).
- Настройки – здесь можно настроить популярные автоматические замены (добавить свои, отменить установленные по умолчанию).
Настройки специальных возможностей помогают работать с документами людям, имеющим проблемы со зрением.
Вкладка «Дополнения»
Здесь можно установить дополнительные инструменты для работы: редактор математических формул, редактор кода, инструменты для художественного оформления текста.
Вкладка «Справка»
Функция может пригодиться, если вы не знаете, куда нажать, чтобы добавить что-то в документ, или заметили ошибку в работе приложения и хотите сообщить об этом.
Как вернуться к прежней версии документа?
Еще одно преимущество гугл-документа перед обычным документом на компьютере – возможность вернуться к прежней версии документа. Откройте меню Файл, в нем есть строчка История версий
Здесь вы можете указать название текущей версии документа и посмотреть всю историю изменений по датам. При этом все изменения будут выделены цветом. Согласитесь, что это намного удобней, чем хранить несколько версий документа на компьютере.
Как работать с изображениями?
Вы добавили изображение, но хотите изменить его размеры. Как это сделать?
Нажмите на изображение и появится дополнительная панель работы с изображениями
По порядку здесь находятся команды создания границ или рамки изображения: цвет, толщина и стиль границы. Следующая команда нужна, если вы хотите обрезать часть изображения.
Команда Параметры изображений открывает боковую панель, с помощью которой можно изменить размер и наклон изображения, положение изображения в тексте,
цветовую схему, яркость и контрастность изображения
Надеюсь, что вы оцените все преимущества гугл-документов, и они упростят вашу работу.