Я работаю в онлайн-университете EdMarket тимлидом Центра карьеры. Кроме того, я жена и мама дошкольницы и младшей школьницы. А еще хозяйка корги.
Это значит, что в моем ежедневнике в планах на день могут быть такие пункты:
- провести встречу со студентами, чтобы рассказать, как работает Центр карьеры в EdMarket
- получить обратную связь от работодателей по кандидатам, которых рекомендовала на позицию
- подготовиться к выступлению на конференции
- подготовить отчет по числу выпускников, которые вышли на работу в этом месяце
- ответить на вопросы в чатах (на это может уходить несколько часов рабочего времени)
- выучить стихотворение со старшей дочерью
- сшить костюм на утренник для младшей дочери
- повторить команды дрессировки с собакой
- приготовить ужин
- сходить на прогулку.
Сюда еще нужно добавить онлайн-обучение, которое я прохожу (2 урока в неделю и домашнее задание, которое нужно выполнить к каждому — все это складывается как минимум в 4-5 дополнительной нагрузки еженедельно). А еще время на себя.
Получается гора разнообразных задач, которая прирастает каждый день. И я уверена, что я не одинока в попытках объять необъятное и все успеть.
В статье расскажу приемы, которые помогают мне не утонуть в задачах и находить время не только на то, что надо, но и на то что хочется.
Шаг 1. Планируйте цели и конкретные действия на год, квартал, месяц
Так проще сохранять фокус и понимать, куда бежим и для какой большой цели вы выполняете то или иное действие.
План на месяц:
- максимум 1-2 больших задачи, иначе рискуете захлебнуться и не успеть выполнить их качественно.
В моем случае большие задачи на январь выглядят так: 1) переработать программу практикума по трудоустройству для выпускников EdMarket, 2) подготовиться к выступлению на конференции Skills Puzzle
- задачи средней сложности. Их может быть до 3-5, и они могут повторяться в течение месяца
Например, у меня из таких задач в январе будут 1) подготовка еженедельного отчета по работе команды, 2) встречи со студентами и выпускниками в групповом формате 3) участие в дипломировании студентов, 4) работа с вакансиями от партнеров, 5) обучение по 2 курсам.
- небольшие задачи, примерно до 10-15 минут на каждую. Количество зависит от интенсивности месяца в целом
Это могут быть: 1) напоминания о сроках выполнения тестового задания по вакансиям, 2) предоставление обратной связи по подготовленному резюме, 3) выполнение несложного ДЗ по обучению (тест, квиз), 4) передача отзывов от выпускников для размещения на лендинге, 5) фиксация и аналитика недельных показателей по работе отдела, 6) передача счетов в оплату.
Важно грамотно вписать задачи в свой рабочий день, чтобы не упустить главного и не забыть о мелочах.
Например, мой день может выглядеть вот так:
9.00-9.50 — сбор обратной связи от партнеров и размещение актуального дайджеста вакансий для выпускников
10.00-10.50 — подготовка презентации для выступления на конференции
11.00-12.00 — общая встреча команды EdMarket
12.00-12.50 — мониторинг откликов выпускников на вакансии
13.00-14.00 — обеденный перерыв + прогулка с собакой
14.00-14.50 — написание статьи для блога EdMarket
15.00-15.50 — переработка структуры практикума по трудоустройству
16.00-17.30 — встреча со студентами и выпускниками
17.30-18.00 — мониторинг откликов выпускников на вакансии
18.00-19.00 — личное время (прогулка, встреча ребенка из садика/школы, ужин)
19.00-20.30 — вебинар «Составляем смету образовательного проекта»
Еще по теме: Как работать из дома и не сойти с ума?
Шаг 2. Планируйте личные дела, а не только рабочие задачи
Например, отведите 50% времени на рабочие задачи, 30% — на личное время, 20% — на саморазвитие (например, на обучение, чтение).
План на день я составляю накануне вечером, а утром просматриваю его и приоритезирую задачи.
Лучше, если, например, саморазвитием или спортом вы будете заниматься в одно и то же время — это поможет сформировать привычку. Например, заполняете ежедневник и отмечаете, что по средам, пятницам и субботам с 19.00 до 20.00 вы занимаетесь в спортзале. И ничем другим не занимаете это время.
Кстати, часть задач можно комбинировать. Например, во время прогулки или приготовления ужина слушать уроки онлайн-курса.
Шаг 3. Оставляйте время на перерывы и на внезапные задачи
Не планируйте встречи и другие задачи вплотную. Лучше оставить в ежедневнике немного «воздуха» — на небольшой перерыв между задачами. Или на форс-мажоры и экстренные поручения, которые случаются внезапно.
Шаг 4. Работайте по технике Pomodoro
Техника заключается в том, что вы ставите таймер на 25 минут, за которые вы занимаетесь только одной задачей, ни на что не отвлекаясь. Дальше делаете перерыв в 5 минут и переходите к новой задаче и новому спринту.
Единственное — лично я увеличиваю спринты в 2 раза, чтобы успеть поработать над каждым вопросом. То есть работаю 50 минут и затем делаю 10-минутный перерыв, чтобы отдохнуть и переключиться.
Еще по теме: Как перестать откладывать карьеру на потом?
Шаг 5. Не забывайте планировать время на развитие
Хотя бы несколько дней в неделю закладывайте время на то, чтобы посмотреть образовательный контент, почитать книги, посмотреть посты в соцсетях от лидеров мнений в вашей сфере.
Старайтесь не только смотреть/слушать, но и:
- делать выводы
- записывать основные мысли и идеи, которые сможете применить в работе
- применять знания на практике.
Вот еще несколько лайфхаков, которые помогают мне сохранять фокус и не «перегорать»:
1) Я делаю перерывы на чтение
Раньше я работала в офисе и успевала читать только в транспорте. Не очень удобно. Теперь я удаленный сотрудник и могу превратить процесс чтения в приятный ритуал: заварить чай, устроиться в кресле. И я заметила, что теперь читаю гораздо больше как профессиональной, так и художественной литературы.
2) Я не работаю в выходные
Большая часть времени на общение с семьей приходится именно на это время. Работа, как известно, никогда не заканчивается, а вот дети вырастут и больше не будут просить слепить с ними снеговика или испечь торт.
Чтобы выходные прошли хорошо, а не в режиме «мне тут в рабочем чате написали, 5 минуточек и пойдем гулять», я:
- ставлю все чаты и сообщения на телефоне на беззвучный режим
- предупреждаю коллег и клиентов, что по выходным мне писать можно, но отвечу я, скорее всего, уже в понедельник
- планирую выходные так же тщательно, как и будни. Походы с детьми в зоопарк, встречи с друзьями, кино, время на себя, чтобы посидеть с книжкой в тишине.
3) Пешие прогулки каждый день
Это помогает привести мысли в порядок, спланировать следующий день, порефлексировать над новой информацией.
В моем случае найти время на ежедневные прогулки несложно: у меня есть собака.
Мой опыт говорит, что в тайм-менеджменте нет «волшебной таблетки». Здесь работают простые приемы: распределять нагрузку, планировать отдых, не отвлекаться, ставить цели, оставлять время на рефлексию. В результате с удивлением обнаруживаешь, что успеваешь даже больше, чем запланировал.