Как избавиться от лишней работы?

В рубрике «Пятничный EdMarket» — книга Александра Фридмана «Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и подчиненных?»

EdMarket Lab: как это было?

EdMarket

Регулярные новости из мира EdTech

Регулярно, но без спама: только по делу.

Современный мир противоречив. Мы жалуемся на нехватку времени и вечный цейтнот, но проводим часы в социальных сетях, разглядывая бессодержательные посты и видеоролики. Александр Фридман, автор книги «Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и подчиненных?», предлагает избавиться от хронофагов — управленческих практик, ворующих время и силы руководителей и сотрудников. 

Хронофаг — ситуация, при которой каждое решение в компании проходит несколько кругов согласований, сотрудники половину рабочего времени проводят на совещаниях, руководитель отдает распоряжения, противоречащие друг другу. 

Из каких управленческих ошибок складывается такое бедственное положение? Вот несколько привычек, от которых руководителю онлайн-школы стоит избавиться. И чем раньше, тем лучше. 

Запустите собственный проект уже во время обучения на курсе «Руководитель онлайн-школы».

6 ошибок руководителя образовательного проекта

1) Сначала действуй, потом анализируй

Частая ошибка начинающих проектов, руководителей которых считают, что хорошее решение — быстрое решение. Действительно, рынок онлайн-образования развивается быстро. Но все же не настолько, чтобы у вас не было времени на анализ ситуации. 

Например, если вы видите спад продаж, возможным решением будет увеличение бюджета на рекламу, чтобы привлечь новых клиентов. Но гораздо эффективнее будет провести комплексный анализ, чтобы понять причину ситуации.

Спад продаж онлайн-курсов может быть вызван появлением на рынке крупного игрока с более интересным предложением. А может быть, недоработками отдела продаж. А может быть, ошибками в рекламной кампании. Зная причины явления, вы сможете подобрать подходящее решение. А выяснить причины поможет анализ.

2) Необязательность

Как быстро сотрудники смогут получить ваше решение по важному вопросу? Бывает ли так, что вы забываете о задаче и тормозите решение коллектива?

Необязательность руководителя — связанная, например, со слишком большим количеством дел — приводит к ухудшению работы всей команды. Сотрудники и сами привыкают быть необязательными, видя, что такой пример подает им руководитель.

Как бороться с хронофагом?

  • записывайте все вопросы, где необходимо ваше участие
  • возьмите за правило сообщать срок, в течение которого вы примете решение.
  • делегируйте сотрудникам часть задач, чтобы не оказаться погребенным под ворохом дел. 

3) Коридорные решения

Хронофаг, при котором руководитель принимает часть решений на ходу. Например, в случае, если подчиненные привыкли подходить к вам с вопросами в то время, как вы идете по офису. Или заглядывать в кабинет, когда вы заняты другими делами.

Принимая решения на ходу, вы можете ошибиться, ведь время на оценку ситуации у вас нет. Кроме того, такой подход отвлекает от той задачи, которой вы занимаетесь в данный момент. 

Как бороться с хронофагом?

  • запланируйте в графике еженедельные встречи с ключевыми сотрудниками, на которых вы обсуждаете их задачи на неделю. Именно на такой встрече вы можете обсудить и принять решения
  • запланируйте в графике «окна», когда вы занимаетесь срочными вопросами, поступающими от сотрудников. Команда должна знать, что в другое время вас лучше не отвлекать. 
  • не бойтесь брать время на то, чтобы проанализировать ситуацию. Приучайте себя останавливаться, чтобы принять решение.

От идеи до старта курса: пройдите весь путь с «Руководителем онлайн-школы».

4) Многозадачность

Велико искушение поверить в собственную суперсилу и заниматься 2-3 важными делами одновременно. Или, например, вести переговоры, параллельно просматривая электронную почту. Или ленту соцсетей.

Делать этого не стоит. В отличие от вас, ваш мозг не верит в многозадачность и в единицу времени может сконцентрироваться только на одном деле, а остальные выполнять автоматически. 

Пытаясь заниматься несколькими делами одновременно, вы отнимаете время у себя самого: в результате чаще всего на задачи уходит куда больше времени и сил, чем если бы вы занимались каждым вопросом последовательно. 

Как бороться с хронофагом?

  • разбейте на интервалы от 1,5 до 2 часов. На такой интервал вы можете запланировать важное дело, требующее максимальной концентрации. Например, разработку линейки онлайн-курсов. Или предложения для партнеров. В это время вы занимаетесь только выбранной задачей, не отвлекаясь ни на какие другие дела. 
  • После периода интенсивной работы запланируйте час, когда вы можете либо отдохнуть, либо переключиться на «текучку» и решить дела, не требующие глубокого погружения. 
  • во время интенсивной работы отключайте все оповещения о сообщения в соцсетях, в телефоне и в почте. Вы сможете проверить их, когда задача будет закончена.
  • позаботьтесь, чтобы сотрудники знали, в какой период вас лучше не отвлекать.

5) Надеяться на озарения

Есть руководители, которые, принимая важные решения, надеются на озарения и на то, что интуитивно выберут правильное решение. Однако чудо — это то, что вы не контролируете и вряд ли сможете повторить. Вряд ли на ожидании чудес и прозрений у вас получится выстроить грамотную структуру управления. 

Что делать? Полагаться на анализ и данные, а не на интуицию. Вот какой алгоритм для принятия грамотных решений рекомендует автор книги:

  • опишите результат, который хотите достичь
  • опишите критерии и рамки. Какие факторы вам подскажут, что вы достигли результата?
  • если у вас получилось несколько критериев, поставьте приоритеты и определитесь, какого показателя будете достигать в первую очередь.
  • сформулируйте стратегию, которая поможет достичь выбранного критерия. 

6) Отсутствие контроля

Контроль — одна из важных частей работы руководителя. Даже если вас окружают супер-профессионалы, которым вы полностью доверяете, намечайте точки, в которых вы будете контролировать исполнение ключевых задач.

Это можно делать во время еженедельных встреч или в другой удобной форме. Важно держать руку на пульсе и понимать, что вы и сотрудник одинаково понимаете задачу и двигаетесь в одном направлении. 

В книге вы найдете описания и других хронофагов, а также советы, как справиться с ними максимально эффективно. Приятного чтения!

Что еще почитать?

Экономичный стартап: как запуститься без миллионных бюджетов?

10 татуировок менеджера по продажам

Как продвигать личный бренд в социальных сетях?

 

Другие статьи