Как провести онлайн-конференцию: пошаговый план

Чеклист для онлайн-школ.

Проектируем онлайн-курс, Анастасия Карпова

Анастасия Карпова

руководитель университета онлайн-профессий EdMarket 

Регулярные новости из мира EdTech

Регулярно, но без спама: только по делу.

Статья написана для издания EdExpert

Прежде чем спрашивать «Как?», давайте разберемся с вопросом «Зачем?». Подготовка любой конференции в офлайн- или онлайн-формате — это реалити-шоу, участники которого жонглируют десятками срочных задач. Трюки выполняются без страховки. Это 2-3 месяца напряженной работы, множество согласований, работа с экспертами, которые норовят прислать презентацию в последний момент или забыть выйти в эфир. Если вы когда-нибудь организовывали вебинар, вы знаете, как сложно иногда договориться с экспертом, проработать программу, проверить качество связи и провести вебинар без косяков. А теперь представьте, что вам нужно организовать работу не одного, а 10-15 экспертов.

Почему же при всех описанных минусах онлайн-конференция становится одним из наиболее популярных форматов на рынке EdTech? Потому что у этого формата есть немало плюсов. 

Запустите собственный проект во время обучения на курсе «Руководитель образовательного онлайн-проекта»

Преимущества онлайн-конференции:

Онлайн-курс Построение продаж в онлайн-образовании — EdMarket

  • из всех лидогенерирующих мероприятий конференция обеспечивает самую высокую конверсию из трафика в регистрацию. Даже при «холодном» трафике конверсия составляет около 17%, а если у вас есть «прогретая» аудитория, может в среднем достигать 45-50%. Мы на своей базе однажды наблюдали конверсию до 80%.
  • конверсия онлайн-конференции из регистраций в количество участников также выше, чем, например, у вебинара.

Почему так происходит? Во-первых, программа конференции шире, чем программа вебинара. Вы предоставляете клиенту выбор, и шанс, что он нажмет кнопку «Зарегистрироваться» становится выше, потому что ему обязательно приглянется хотя бы одна из множества тем. Или же его заинтересует спикер.

Во-вторых, конференция обладает более широкими временными рамками. Если слушатель не сможет присутствовать на всех докладах, то почти наверняка выкроит полчаса на самый интересный.

В-третьих, конференция всегда воспринимается как нечто более масштабное, чем вебинар, и это играет вам на руку.

Итак, конференция потребует максимума ваших сил, но даст отличную конверсию как из трафика в заявку, так и из заявки в покупку. 

В этой статье я хочу поделиться собственным опытом проведения конференций. Надеюсь, он будет для вас полезен. 

Немного цифр. 21-22 февраля мы провели бесплатную онлайн-конференцию EdMarket Skills Puzzle и получили:

  • 15 записей выступлений опытных экспертов рынка онлайн-образования (первый день конференции)
  • 8 презентаций различных платформ для онлайн-школ (второй день конференции)
  • 3660 регистраций
  • более 1500 очных участников
  • более 100 положительных отзывов
  • 17 регистраций на платные продукты сразу после конференции и более 20 регистраций после обзвона менеджерами в течение первой недели

Кроме того, мы получили отличные отзывы, интерес к проекту и массу контента, который будем использовать и дальше.

Что нужно сделать организатору онлайн-конференции

Лучше всего начинать подготовку за два месяца до события. Тогда у вас будет время на проработку всех этапов. Итак, вот какие шаги приведут вас к успеху:

За 2 месяца до конференции

1)Продумайте тему и программу онлайн-конференции

Учтите, что конференция — это не совокупность не связанных между собой докладов. Рассматривайте ее скорее как мини-курс, которому нужна образовательная стратегия и четкая логика изложения материала. В этом случае слушатели будут мотивированы провести на мероприятии как можно больше времени.

2) Найдите спикеров, которые будут интересны вашей аудитории

Учтите, что это не обязательно должны быть эксперты-звезды с заоблачными тарифами за выступление. Например, мы в EdMarket не платим спикерам за выступление на наших мероприятиях. Вместо этого:

  • мы предлагаем выступить перед большой лояльной аудиторией
  • они могут сделать специальное предложение для участников конференции и таким образом прорекламировать себя и свой проект.

3) Запустите лендинг, на котором будете собирать регистрации

Важный совет: размещая на лендинге фото спикера, используйте только согласованные с ним изображения и тексты. Фотографии, которые вы нашли в сети, не подойдут. 

4) Разместите первую информацию о конференции в соцсетях и рассылках

Позаботьтесь, чтобы в приветственном письме после регистрации человек получал небольшую анкету с вопросами о его ожиданиях от конференции. Так вы сможете подготовить контент под запросы аудитории.

5) Составьте диаграмму и календарный план, в которых отмечены этапы подготовки и указаны ответственные за те или иные задачи

Учим запускать успешные образовательные проекты на курсе «Руководитель образовательного онлайн-проекта»

За месяц до конференции

Методист Project-Manager: Научитесь создавать онлайн-курсы с нуля

6) Найдите партнеров для конференции

Партнеры — это источник «теплого» и при этом бесплатного трафика. Не пренебрегайте этим каналом. Работая с партнерами:

  • ищите компании, с которыми вы работаете на одном рынке, но при этом ваши интересы не пересекаются. Например, у вас нет похожих или близких продуктов.
  • договаривайтесь на серию рассылок о вашем мероприятии (3-4 письма)
  • создайте документ, куда будете заносить график рассылок у партнеров и договоренности. Обязательно фиксируйте обязательства перед партнерами, чтобы потом не краснеть за свою забывчивость.

7) Разработайте и отправьте спикерам шаблоны презентаций для выступлений

Обсудите тему выступлений, тайминг и план. И позаботьтесь о том, чтобы все презентации были выполнены в едином фирменном стиле и включали ваше брендирование.

Вместе с шаблоном презентации подготовьте письмо, в котором расскажите о цели конференции, формате, тайминге, аудитории. Вложите в это письмо максимум информации, которая поможет спикеру качественно подготовиться к докладу.

8) Выберите платформу для онлайн-конференции

Обратите внимание, что идеально стабильных платформ не бывает. Произойти может все, что угодно. Поэтому не жалейте времени на тесты, проследите, чтобы техническая поддержка платформы была всегда на связи. И продумайте план Б на тот случай, если что-то пойдет не так. 

9) Запустите рекламные кампании и начните активный сбор лидов

Чем ближе дата старта, тем активнее участники регистрируются на конференцию, однако это не значит, что можно запустить рекламную кампанию за неделю до события и получить результат. Как правило, все рекламные каналы начинают работать на полную мощность недели через две после запуска кампании. Вам понадобится время, чтобы раскрутить маховик.

За две недели до конференции

10) Начните собирать презентации со спикеров

И будьте готовы, что часть докладчиков захотят прислать вам презентации за пять минут до выступления. Не допускайте такой ситуации, потому что:

  • вам нужно проверить качество контента и убедиться, что спикер не потратит половину доклада на самопрезентацию
  • вы вряд ли успеете без косяков загрузить презентацию на платформу за пять минут до старта.

11) Продумайте игровые механики, которыми вы будете развлекать слушателей во время конференции

Чем больше времени человек проведет на конференции, тем более «теплым» он будет. Поэтому продумайте игры и конкурсы, которые станут дополнительной мотивацией участвовать в событии.

Например, для Skills Puzzle мы решили обыграть название и придумали игру с пазлами: в каждой презентации на случайной странице мы разместили пазл с одной буквой. Задача была — собрать их все, составить из букв код и прислать во время розыгрыша. Из тех, кто справился с задачей, мы с помощью генератора случайных чисел выбрали победителей и подарили им доступ к одной из программ EdMarket. 

12) Продолжайте «греть» аудиторию рассылками с полезным контентом.

Люди, которые зарегистрировались за месяц до события, могут забыть о нем, если не напоминать о конференции и не приносить дополнительную пользу (подойдут видеоролики, полезные статьи, чеклисты, советы).

Запустите собственный онлайн-курс до конца обучения на курсе «Руководитель образовательного онлайн-проекта»

За день до конференции

День открытых дверей в EdMarket

Проверьте, все ли у вас готово для проведения конференции. Лучше для этого составить чеклист. Например, такой:

  • получить от спикеров подтверждение времени их выступления
  • договориться о проверке связи и собрать контакты для экстренной связи
  • подготовить промежуточные слайды (приветствие, рассказ о вас, правила конференции, спецпредложения и короткий рассказ о вашем продукте)
  • подготовить серию писем для дня конференции (напомнить о событии за час, за 10 минут, а также прислать оповещение после окончания обеда)
  • распределить роли в команде (кто будет модератором, кто сможет бросать полезные ссылки в чат)
  • если вы работаете со спецпредложениями партнеров, проверить готовность виртуальной доски, на которой вы их размещаете
  • сделать форму для отзывов, которые вы будете собирать у участников конференции
  • продумать канал связи с командой конференции, чтобы оперативно реагировать на форс-мажоры.

В день конференции

  • Начинайте вовремя.
  • Создавайте атмосферу (шутите, будьте приветливы, включите приятную музыку в начале встречи и в перерывах между докладами спикеров). Позаботьтесь о слушателях: в перерывах предложите им сделать разминку, выпить воды, чтобы поддержать хорошее самочувствие и бодрый настрой
  • В случае необходимости помогайте спикерам отвечать на вопросы. Собирайте вопросы из чата. Если какие-то из них останутся без ответа, постарайтесь задать вопросы спикеру после конференции и выложить ответ в соцсетях.
  • В конце конференции попросите слушателей заполнить развернутую форму обратной связи, а также оставить отзывы о мероприятии в соцсетях, используя придуманный вами хэштэг
  • Отправляйте слушателей в ваши группы в соцсетях

Форс-мажоры

Конференции, где все идет по плану, спикеры выступают точно по таймингу, и качество звука идеально, случаются редко. Наша задача — подготовиться заранее к возможных форс-мажорам и сделать все, чтобы их не допустить. Вот несколько советов:

  • Протестируйте качество связи со спикерами, как минимум за несколько часов до начала конференции. Обязательно из того же помещения и с тем же оборудованием, с которым они собираются работать во время выступления.
  • Договоритесь со спикерами о каналах экстренной связи. У вас должен быть телефон или аккаунт в мессенджере (и желательно не один), куда вы будете звонить или писать, если что-то пойдет не так.
  • Продумайте, что вы будете делать и говорить в случае непредвиденных ситуаций (помехи со связью, спикер опаздывает и т.д.).
  • Не паникуйте, если люди пишут в чате конференции, что им не видно или не слышно спикера. Прежде всего выясните, насколько масштабна проблема. Если трудности возникли у 2-3 человек, посоветуйте им обновить страницу, а если это не поможет, перейдите в личные сообщения, чтобы подключить техподдержку.
  • В начале конференции четко и понятно объясните правила поведения. Расскажите, за что участникам может грозить бан (рекламные вбросы, неуважение к другим слушателям или спикерам). 

После конференции

Skills puzzle 2.0

После конференции вам захочется выдохнуть с облегчением и почувствовать себя выжившим героем, но пока не время расслабляться. Используйте по максимуму потенциал события, чтобы ваши усилия были не напрасны.

  • Поблагодарите всех, кто был причастен к событию: команду, партнеров, спикеров.
  • Отправьте участникам полезные материалы конференции: видео докладов, презентации спикеров, саммари выступлений.
  • Сегментируйте базу на участников/неучастников конференции и «дожмите» потенциальных покупателей продающими рассылками и звонками отдела продаж
  • Соберите отзывы о конференции в соцсетях и используйте их в ваших рекламных кампаниях
  • Используйте контент, который вы получили на конференции. Вы можете упаковать его в виде серии статей, белой книги, серии роликов для вашего youtube-канала. 

Финансовый вопрос

Записи конференции стоит продавать или делиться знаниями нужно даром? И то, и другое решение имеют свои преимущества. Если вы планируете использовать доклады конференции как лид-магниты и контент для ваших рассылок, блога и коммуникаций с аудиторией, то можно предложить записи бесплатно — вы сможете заработать, продавая платные продукты.

Если же вы хотите отбить вложения на организацию конференции, можно подавать записи выступлений. Средняя стоимость подобного материала обычно колеблется от 1500 до 5000 руб. Учтите, что записи купят примерно 5% участников конференции.

Надеюсь, советы помогут вам провести онлайн-конференцию на высоком уровне и получить результаты. Помните, что залог успеха — это качественный контент, интересные спикеры, тщательная подготовка. И… готовность ко всему. Лояльные участники конференции, довольные уровнем организации и качеством выступлений, — это ваши «теплые» клиенты, которые готовы платить вам за образовательные продукты. 

Что еще почитать?

40 советов игрокам рынка онлайн-образования

Формула эффективного онлайн-курса: 6 элементов

Как бесплатно привлечь 3000 человек на онлайн-конференцию?

Другие статьи