Как работать с удаленной командой и не разругаться со всеми

Что делать, если вся команда распределенная и работает из разных частей света? Как организовать работу, если часть сотрудников в офисе, а часть — удаленщики? Как выжить и довести проект до результата?

Вторая онлайн-конференция Skills Puzzle 2.0 – EdMarket

Анна Мосягина

продюсер курсов «Нетологии-групп»

Регулярные новости из мира EdTech

Регулярно, но без спама: только по делу.

Представьте ситуацию. У вас стартует курс, который вы в процессе дорабатываете с автором. И в какой-то критический момент ваш ключевой эксперт говорит: «Я больше не могу. У меня слишком много работы, я переезжаю в другой город. Я ухожу». И уходит. А вы можете только грустно смотреть ему вслед.

Или так. К вам приходит предметный эксперт, который получил оплату за курс, и говорит: «Я ожидал другую сумму». И вы понимаете, что переписки с обсуждением оплаты не сохранилось. 

Или так. Вы устраиваетесь работать удаленно в компанию, где большинство команды в офисе. И оказываетесь в изоляции. Нет созвонов, обсуждений, есть только общая почта с рассылками и отдельные контакты. Чувствуете себя Робинзоном на необитаемом острове, и мотивации работать продуктивнее все меньше. 

Научим запускать успешные образовательные проекты на курсе «Продюсер онлайн-курсов». 

Почему так происходит?

Навскидку несколько возможных причин:

  • низкая мотивация и вовлеченность. Удаленщики не чувствуют себя полноправными членами команды
  • нет четких зафиксированных письменно договоренностей
  • нет прописанных регламентов, четких инструкций, общего поля работы для офисных и удаленных сотрудников (таким полем может стать инструмент Trello или аналогичные)
  • основные вопросы решаются в офисе устно, и часть команды оказывается не в курсе
  • нет обратной связи от сотрудника к руководителю и наоборот. 

Принципы работы с удаленной командой

Если у вас в компании есть удаленные сотрудники, которые сотрудничают с вами постоянно, вам нужно настроить взаимодействие так, чтобы вся система не давала сбоев. И основной принцип для этого — все сотрудники равны. Удаленный специалист не менее важная часть команды, чем сотрудник, который работает из офиса.

Как реализовать этот принцип на практике? Давайте разбираться. 

1) Все важные созвоны и совещания должны проходить с онлайн-трансляцией в хорошем качестве

  • используйте микрофон, который ловит звук по всей комнате. Удаленные сотрудники должны хорошо слышать, о чем говорится на совещании
  • возможность участия для каждого (установите регламент, когда и как задавать вопросы. Не забывайте читать вопросы из чата, если удаленные сотрудники пишут туда). 

2) Проводите регулярные созвоны для синхронизации

Работая удаленно, важно не выпадать из общего информационного поля. Например, я рекомендую проводить следующие созвоны:

  • ежедневные по командам (можно письменно: я на месте, работаю до стольки, план на день такой)
  • еженедельные по компании или отделу
  • встречи для рывка (например, перед стартом нового потока или после него, с обсуждением результатов. Или встречи в момент, когда что-то застопорилось, и нужно собраться вместе, чтобы найти лучшее решение). 

3) Все в общий доступ

  • Расписание. Каждый ведет свой календарь, указывает в нем занятость и открывает доступ коллегам. В нем можно указывать, со сколько до скольки сотрудник работает (если график гибкий или другой часовой пояс); во сколько у него рабочий скайп; во сколько у него личные дела.
  • Общие папки с инструкциями, чек-листами, базой знаний. Создавайте простые регламенты, чтобы было понятно, кого спросить, где посмотреть, что делать.
  • Иногда надо просто поболтать! Обязательно создайте чатик типа flame/random — чат просто для болтовни и мемасиков. 

4) Всем нужно внимание

Если вы хотите, чтобы сотрудник внимательно относился к работе, внимательно относитесь к нему: спрашивайте, как дела, успевает ли он все выполнять и т.д.

5) Устраивайте очные встречи

Хотя бы 1-2 раза в год. Это помогает узнать друг друга и стать более сплоченной командой.

6) Организуйте равные условия для удаленных и офисных сотрудников

Например, если офисные сотрудники получают премии или посещают корпоративные мероприятия, стоит выделить небольшой бюджет, чтобы и удаленные сотрудники могли сходить куда-то и отметить праздник. 

Учим востребованных профессионалов на курсе «Продюсер онлайн-курсов». 

Письменные коммуникации здорового человека

  • Пишите проще, менее официально (будьте доброжелательны, чтобы не создать образ сурового человека, к которому лишний раз лучше не обращаться).
  • Пишите понятнее. Используйте полные названия, простые предложения, дробите текст на блоки, выделяйте главное, используйте списки, алгоритмы по шагам 1>2>3, используйте скриншоты и скринкасты, добавляйте ссылки.
  • Поясняйте статус работы сразу, как получили сообщение. Например, просто «ок» или «пошел проверять», или «подумаю, постараюсь завтра ответить». Если ничего не ответить, кажется, что человек не прочел или игнорирует собеседника. 
  • Важные вопросы акцентируйте или выносите на отдельное устное обсуждение. В переписке важное сообщение может затеряться. 
  • Используйте больше смайлов. В тексте нет лиц, нет голоса. Покажите хотя бы смайлами, что вы настроены мирно. 
  • Делайте письменные резюме после созвона. Помогает расставить акценты и не забыть что-то важное. 

Надеюсь, мои советы помогут вам организовать работу удаленных сотрудников так, что они станут важной и значимой частью команды. 

Что еще почитать?

Как управлять командой образовательного проекта?

Лайфхаки для удаленной работы от команды EdMarket

Как не сгореть на работе: профилактика эмоционального выгорания

Другие статьи