С полуслова понимаем друг друга: лайфхаки взаимодействия с руководителем

Часто пишут о том, как руководителю управлять своей командой. Гораздо реже — о том, как научиться говорить и взаимодействовать со своим руководителем (если это не о собеседовании, а о рабочем быте). 

Марина Литвинова, программный директор

Марина Литвинова

программный директор EdMarket

Регулярные новости из мира EdTech

Регулярно, но без спама: только по делу.

Я училась этому взаимодействию, попав в прямое подчинение к топ-менеджеру крупной компании абсолютно неподготовленной. За два года работы несколько раз хотела уволиться. Но этого не случилось, а случился инсайт. Именно благодаря тому опыту я узнала, как думают и действуют руководители, и сама начала развивать менеджерские навыки. Это было лет 10 назад, но я до сих пор благодарна пройденной «школе». Поделюсь некоторыми лайфхаками, которые помогут вам эффективно взаимодействовать с руководителем.

  1. Уточняйте задачу

Методист Project-Manager: Научитесь создавать онлайн-курсы с нуля

Всегда уточняйте поставленную задачу. Гораздо хуже сделать не то, что надо, чем решиться уточнить.

Знаю, что у некоторых руководителей бывает сложно уточнить. Попробуйте зайти с такими формулировками:

  •  «Я правильно понимаю, что нужно сделать п. 1, 2 ,3, а п.4 не делать?» 
  • «Уточните, пожалуйста, как вы видите п.5. Или мне предложить свои варианты?»

Если руководитель не готов уточнить задачу, а она сформулирована расплывчато, подойдите с набросками и получите промежуточную обратную связь. Это особенно важно, когда задача большая и неправильная трактовка может превратиться в эпик фейл.

Учим профессиональных методистов на курсе «Методист онлайн-курсов»

  1. Не грузите руководителя деталями

Помните, что руководитель мыслит большими категориями. Не погружайте его в свою «внутреннюю кухню», если об этом не просят. Руководитель чаще хочет видеть картину в крупных мазках, ключевых идеях, цифрах, динамике.

Если вас спрашивают о том, какой % сотрудников не прошел обучение, скажите просто цифру: «16% сотрудников не прошли назначенное обучение». 

И не добавляйте: «Кто-то, конечно, в отпуске может быть, но я не знаю точно. Мы им напоминали о том, что надо пройти обучение, но там возникли проблемы с рассылками. ИТ-служба занята установкой нового сервера, и потому наша задача застряла. И потом, сейчас конец месяца, и не до обучения…» 

Руководитель уже «поплыл» в деталях. Возможно, даже раздражен тем, что не может остановить этот поток речи.

Если после фразы про 16% сотрудников возник вопрос: «Что сделали, чтобы прошли обучение?» — ответьте: «Запланировали рассылку и прозвон на эту неделю». И все, побежали дальше по своим делам.

  1. Берегите время руководителя

Если у вас нет данных, которые запрашивает руководитель, попросите время, чтобы их собрать. Не сочиняйте на ходу. Иногда руководитель спрашивает четкие понятные ему цифры, которых у вас может не быть. «Сколько сотрудников не прошли обучение после того, как вы сделали рассылку и обзвон?». Вот так не надо: «Наверное, уже почти все прошли, мы отправили письма 11 июня, и прошло три дня. Мне позвонили руководители отделов А и Б и отчитались, что все сотрудники сдали….»

Не нужно давать примерные цифры и скрывать то, что у вас нет данных. Просто попросите время на подготовку: «Мне нужно 10 минут, чтобы свести информацию, и я вам напишу». 

И на будущее фиксируйте, какие данные чаще всего запрашивает руководитель и держите их под рукой. Обычно это ваши KPI.

  1. Предлагайте варианты решения проблемы

Если приходите к руководителю с проблемой, предлагайте варианты решения. Я еще не встречала руководителя, который с распростертыми объятиями готов выслушивать проблемы своих сотрудников и генерировать идеи по их устранению. У него есть множество своих проблем, поэтому обращайтесь за помощью когда действительно не можете сами разобраться.

Предложите варианты решения. Если не можете выбрать, какой из вариантов решения лучше, то поясните, какие видите плюсы и минусы.

  1. Предоставляйте руководителю не только информацию, но и выводы

Если даете много информации, подчеркните, что из этого следует. Не заставляйте руководителя теряться в догадках или «вытаскивать из вас» вывод:

— Вот статистика обучения за этот год, тут курсы, тут подразделения, вот итоги, в процентах, человеко-курсах, тестах, тугриках, пряниках …

— Итого…

— Итого 87% сотрудников прошли свои программы по профессиям.

— И.. это хорошо или плохо?

— По сравнению с прошлым годом это на 7% выше.

— Вот, это то, что мне надо было понять (= вот с этого надо было начать)

Давайте вывод в начале спича. Заголовком, главным тезисом. А на детали дайте ссылку. Если руководителю интересно, он туда заглянет и посмотрит, как вы пришли к такому выводу.

В книге Джина Желязны «Говори на языке диаграмм» автор пишет: заголовок диаграммы сразу должен сообщить ключевую мысль. Это актуально для диаграмм, слайдов, отчетов, выступлений и еще для многих ситуаций.

Научим создавать успешные онлайн-курсы на курсе «Методист онлайн-курсов»

  1. Грамотно реагируйте на обратную связь

Атлас ролей и компетенций в образовательном проекте

Наиболее сложные моменты возникают при оценке вашей работы руководителем. Особенно, когда она не позитивная.

Воспринимайте обратную связь от руководителя как оценку действий, конкретной проделанной работы, а не вас самих. Так гораздо проще принять рекомендации по улучшению задачи, процесса или ситуации. И делайте скидку на внешние факторы. Помните, что руководитель тоже человек. У него могут быть свои шаблоны мышления, стереотипы, эмоции, усталость. А еще у вашего руководителя тоже может быть руководитель. У него есть цели сверху, которые управляют его действиями и мыслями. Давая вам обратную связь на выполненную задачу, руководитель в большей степени заботится о том, как достичь своих целей и конкретно исправить эту плохо сделанную задачу. А не о том, что сотрудник где-то «налажал», значит «минус» ему в карму.

  1. Давайте ответ на полную формулировку вопроса

Особенно, когда между вопросом и ответом есть промежуток времени.

Если три дня назад руководитель попросил вас дать статистику по обучению компании за этот месяц, а сегодня вы высылаете ее в формате «Вот статистика /ссылка» или «Вот то, что вы спрашивали /ссылка», или «Я еще готовлю статистику», то это его не порадует.

За три дня ваш руководитель наверняка уже поставил десятки или сотни задач, поручений, провел множество встреч, вник в уйму процессов и может сразу не вспомнить, о чем идет речь. Формулируйте ответ полностью: «Иван, ты просил статистику по обучению компании за этот месяц. Кратко: 80% сотрудников сдали тест с первой попытки, 10% — со второй, 10% сейчас находятся в отпуске. Детали по подразделениям в файле ниже».

И если вас спросили в почте, ответьте на то же письмо, в котором был вопрос. Очень неудобно получить вопрос в одном месте, ответ в другом. Об этом и многих других нюансах деловой переписки можно почитать в канале ТГ

Подведем итоги:

  • старайтесь найти способ уточнить поставленную руководителем задачу
  • оставьте детали своей работы для себя, руководителю покажите вывод
  • фиксируйте ЧАВО от руководителя и знайте свои KPI
  • приходите не с проблемой, а с вариантами решения (банально, но факт)
  • будьте конкретны и не заставляется руководителя вытягивать из вас выводы
  • обратная связь это просто обратная связь на работу, сохраняйте спокойствие
  • давайте ответ в том канале коммуникаций, в котором был задан вопрос.

Что еще почитать?

40 советов игрокам рынка онлайн-образования

5 лайфхаков начинающего методиста

Как открыть онлайн-школу: кейс выпускника EdMarket

Другие статьи