Как эффективно управлять удаленной командой?

Работа с удаленной командой в условиях пандемии коронавируса — уже не возможность, а острая необходимость. Сегодня команды, которые привыкли работать на дистанции, испытывают куда меньше стресса, чем те, кто экстренно пробует освоиться на «удаленке». 

Проектируем онлайн-курс, Анастасия Карпова

Анастасия Карпова

руководитель университета онлайн-профессий EdMarket 

Регулярные новости из мира EdTech

Регулярно, но без спама: только по делу.

Как перевести команду на дистанционную работу? Как эффективно управлять «удаленщиками»? Попробуем разобраться. 

Поможем перевести курс в онлайн-формат за 3 недели. Приходите учиться в EdMarket!

Плюсы и минусы «удаленки»

Плюсы удаленной работы все мы представляем очень хорошо: вы можете нанимать сотрудников из любой точки мира, работать откуда угодно, не тратить времени на дорогу до работы и деньги на аренду офиса. Почему тогда все компании с радостью не перешли на удаленную работу? 

Все просто. Потому что «удаленка» — это не только плюсы, но и ощутимые минусы. В чем сложности дистанционного взаимодействия:

  • вы не можете поставить задачу сотруднику в устной беседе, просто встретив его в офисе. Вам придется четко прорабатывать и разъяснять задачи и поручения, чтобы на выходе получить ожидаемый результат (а не ситуацию в духе «мы не поняли друг друга»)
  • на «удаленке» сложно контролировать загрузку сотрудников. Кто задыхается под ворохом задач, а кто проводит рабочее время за просмотром любимого сериала? 
  • сложно формировать корпоративные ценности, доносить «большие идеи» и в целом работать на сплочение команды. Но не невозможно:)

Со всеми перечисленными трудностями можно справиться. Вот что я могу посоветовать тем, кто хочет настроить эффективную удаленную работу. 

Как ставить задачи удаленной команде?

Вся команда EdMarket работает удаленно. Вот какие приемы помогают нам работать эффективно: 

1) Пользуйтесь интернет-инструментами для организации работы команды. У нас это:

  • Slack (программа для общения сотрудников. Удобно отправлять индивидуальные сообщения и документы, создавать группы для обсуждения разных вопросов, совершать аудиозвонки). 
  • Planfix (таск-менеджер. Удобно ставить задачи и контролировать их выполнение)
  • Google-документы (можно систематизировать документы по папкам, открывать доступ команде, оставлять комментарии и правки нескольким пользователям одновременно)
  • Google-календарь (можно назначать общие и индивидуальные встречи)
  • Notion (база знаний)
  • Zoom (аналог Skype, удобен для видеосозвонов и совещаний всей командой)
  • AMO (CRM-система для работы отдела продаж и не только).  

2) Формулируя задачу, объясняйте не только, что нужно сделать, но и зачем. Любой человек хуже работает вслепую, чем когда понимает, в чем смысл его действий. 

3) Если обсуждаете задачи устно (во время созвона, например), не забывайте дублировать основные договоренности письменно. 

4) Фиксируйте дедлайны. 

5) Планируйте промежуточные точки контроля. Большие задачи имеет смысл разбивать на несколько итераций, чтобы убедиться, что исполнитель верно понял задачу и двигается в нужном направлении. 

Запускайте онлайн-курс во время обучения на программе «Онлайн-школа с нуля: пошаговый запуск и рост». 

Как контролировать занятость сотрудников?

Для начала давайте договоримся: ваша задача — не добиться, чтобы сотрудник отчитывался за каждую секунду рабочего времени, а получать от каждого результаты без срывов дедлайнов. Помните: избыточный контроль ни к чему хорошему не приводит, а имитировать бурную деятельность на «удаленке» даже сложнее, чем при работе из офисов. 

Вот несколько правил, которые помогут вам настроить эффективное взаимодействие с сотрудниками:

1) Проводите еженедельные индивидуальные совещания с сотрудниками. На этих встречах полезно обсудить:

  • что из запланированного на прошлую неделю сотрудник успел, а с какими задачами возникли трудности
  • список задач на следующую неделю
  • сложные комплексные задачи. Вы как руководитель можете помочь сотруднику найти решение.
  • самочувствие сотрудника. Это важный пункт. Кроме рабочих задач, не забывайте спрашивать, как живет коллега, в каком он настроении, насколько устает и как легко справляется с текущими задачами. 

2) Будьте открыты к обратной связи и честны с командой

Насколько легко сотрудникам поделиться с вами идеями? Попросить помощи по проблемным вопросам? Будьте открыты для новых предложений, критики, вопросов, и тогда ваша команда станет еще сплоченнее, чем была. 

И будьте честны. Сообщайте истинное положение вещей, если, например, компания переживает не лучшие времена. Это важно особенно в кризисные периоды. Рассказывайте, что происходит, какие риски несет ситуация. Так команда будет понимать управленческие решения, которые вы принимаете.

3) Проговорите нормы общения по рабочим вопросам

Например, в EdMarket нормой считается ответ на вопрос в рабочем чате в течение часа (в рабочее время), ответ на письмо — в течение суток.
Вы можете договариваться с сотрудниками о более жестких сроках, но, я думаю, это не обязательно. Есть задачи, которые требуют концентрации, поэтому, на мой взгляд, неэффективно требовать от сотрудников, чтобы они отвечали на рабочие сообщения молниеносно в ущерб своей занятости. 

Правила коммуникации

Удаленная работа требует определенных правил взаимодействия. Вот те, которые помогают настроить коммуникацию в EdMarket:

  • хорошее качество связи. Стабильный интернет и рабочие совещания без помех и громкой музыки на заднем плане.
  • все совещания обязательно с видеосвязью. Важно не только слышать, но и видеть друг друга. 
  • включайте демонстрацию экрана, когда это необходимо. Так гораздо удобнее, чем объяснять «на пальцах» или воспринимать цифры на слух. 
  • фиксируйте все, о чем договорились на общих и личных встречах.

Корпоративная культура и удаленная работа

На дистанции сложнее формировать доверительные человеческие отношения. Нужно приложить усилия, чтобы сформировать корпоративную культуру, но в результате вы получите сплоченную и эффективно работающую команду. Ради такого результата стоит постараться. 

Вот какие активности приносят результаты для команды EdMarket:

  • еженедельные планерки для всей команды. На общем совещании выступают руководители разных направлений и рассказывают, что важного случилось за неделю. Такой формат помогает сотрудникам из разных отделов быть в курсе важных событий в компании в целом. 
  • 5-минутка хороших новостей. Во время еженедельного совещания каждый желающий может поделиться хорошими личными новостями. Кто-то прочел интересную книгу, кто-то победил в танцевальном конкурсе. Такие короткие обсуждения помогают узнать друг друга лучше. 
  • стратегические сессии (раз в полгода или чаще). Мы встречаемся онлайн всей командой, чтобы вместе выработать стратегические направления роста. Очень важно, чтобы каждый сотрудник чувствовать себя причастным к развитию компании. 
  • знакомства с новыми сотрудниками. Когда в команду приходит новый человек, мы проводим короткий ритуал знакомства: каждый член команды рассказывает, чем он занимается и из какого города работает. 
  • внерабочие активности. Сотрудники EdMarket организовали английский разговорный клуб онлайн и уроки рисования. На очереди совместные занятия йогой. 

Надеюсь, мои советы помогут вам освоить тонкости удаленной работы с командой и стать еще эффективнее. 

Что еще почитать?

Лайфхаки для удаленной работы от команды EdMarket

Команда онлайн-школы: делегировать или справляться самому?

Как работать из дома и не сойти с ума?

Другие статьи